Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i EIF

Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i Eidsvold Idrætsforening (EIF)

Her varsler du: Varsling

EIF ønsker å legge til rette for en kultur som er preget av åpenhet og hvor kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses. Hovedregelen er at man tar opp forhold man mener er kritikkverdige med den det gjelder. Dersom dette ikke fører frem, eller dersom man mener det er nødvendig å ta saken opp med noen andre som kan gjøre noe med de kritikkverdige forholdene, kalles det varsling. Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold i EIF eller i det enkelte lag.

Hvorfor varsle?

Ved å varsle om kritikkverdige forhold i klubben/laget kan leder/lagleder rydde opp, noe som igjen skaper bedre forhold i klubben/laget.

Her finner du ett sett med rutiner som omhandler det å varsle om mobbing, trakassering, uønsket adferd blant spillere, trenere, foreldre eller andre personer tilknyttet klubbens aktiviteter

Varslingsrutinene sier noe om

• Hvem som har ansvar

• Hvilke saker som omfattes av varslingsrutinene

• Hvem kan varsle

• Hvem det kan varsles til

• Hvordan det skal varsles

• Hvordan varsler skal følges opp

Hvem har ansvar?

Styrets leder har ansvar for at varslingsrutiner er innført og fungerer iht hensikten

Hvilke saker som omfattes av varslingsrutinene?

I EIF ønsker vi at det sies ifra om uetisk atferd som er i strid med våre verdier, svekker EIFs omdømme og/eller øvrige kritikkverdige forhold. Ved kritikkverdige forhold er det viktig at noen varsler slik at kritikkverdige forhold kan rettes opp. Varslet må gjelde forhold som knytter seg til EIF, organisasjonens ansatte, tillitsvalgte eller frivillige.

Eksempler på hva det kan varsles om:

• Forhold som utgjør fare for personers liv og helse.

• Mobbing, trakassering og diskriminering.

• Brudd på EIFs vedtekter/verdier, NIFs verdier1) eller allment aksepterte etiske retningslinjer

• Økonomiske misligheter.

• Andre kritikkverdige forhold

• Seksuell trakassering og overgrep

Hvem kan varsle?

EIF ønsker at alle som opplever kritikkverdige forhold i organisasjonen gir beskjed om det. Enten du er ansatt, frivillig, tillitsvalgt, deltager eller på annen måte er i kontakt med EIF er det mulig å varsle dersom du opplever kritikkverdige forhold.

Hvem kan det varsles til?

• Er du lagleder/trener i EIF, rettes varselet til leder av gruppen du tilhører. 

• Er du spiller/foreldre tilknyttet et lag i EIF skal trener/lagleder, styreleder eller et annet styremedlem du stoler på kontaktes.

• Hvis du ikke er komfortabel med å varsle internt i gruppen, rettes varselet til styreleder for EIF: [email protected] eller per telefon. 

• Har du behov for rådgivning fra NIF, kontakt Viken idrettskrets: [email protected], +47 41 90 01 02

• Gjelder varselet lovbrudd, skal politiet kontaktes. Tlf. 02800/politi.no

• Gjelder varselet seksuell trakassering eller overgrep og du ønsker å snakke med noen andre enn politiet eller nærmeste ledelse? Seksuell trakassering og overgrep

Hvordan varsle?

Dersom du ønsker å varsle om kritikkverdige forhold kan dette gjøres ved personlig oppmøte, via telefon eller skriftlig. Et varsel bør inneholde ditt fulle navn, med mindre du velger å være anonym. Du bør beskrive grunnlaget for din observasjon eller bekymring. Dette kan være hva du har sett, opplevd eller observert. Vær så konkret som mulig i din beskrivelse og angi tid og sted dersom du har dette. Gi gjerne også informasjon om tidligere saker du kjenner til som kan ha betydning for varslingen og hvem som for øvrig er kjent med forholdet det varsles om. Varslingen skal skje på forsvarlig måte, og den som varsler må ta ansvar for sine ytringer. Varsler har rett til å varsle anonymt. Normalt vil imidlertid åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat. Alle varsler skal uansett behandles konfidensielt.

• Du kan varsle skriftlig eller muntlig.

• Muntlig varsling skjer via telefon eller ved personlig oppmøte.

• Skriftlig varsling skjer via brev eller via epost.

• Varsling kan gjøres anonymt, men det er ønskelig at din identitet oppgis av hensyn til å kunne undersøke saken så grundig som mulig.

• Dette sikrer også best mulig resultat.

• Dersom du varsler skal uansett navnet ditt være en fortrolig opplysning for få personene som skal behandle saken.

• Varsler knyttet til navngitte forhold er å anse som personopplysninger og skal behandles i tråd med gjeldende retningslinjer

Forsvarlig varsling

Varslingen skal være forsvarlig. Det betyr at den som varsler må være i god tro om at det som har skjedd er kritikkverdig (se øverst i artikkelen), og at det varsles til de personer som er angitt som mottaker. Det er også forsvarlig å si fra til offentlige myndigheter.

Dersom den som mottar varselet mener at varselet ikke er forsvarlig, er det mottaker som må bevise det.

Hvordan håndteres varsler i EIF?

• Alle meldinger tas alvorlig.

• EIF loggfør alle meldinger. Se nederst på siden: Hvordan skrive logg i EIF

• Saken skal håndteres så raskt som mulig og senest påstartet innen en uke.

• Gruppeleder og Styreleder skal alltid informeres ved varsler, såfremt leder ikke er part i saken. Da skal nestleder informeres.

• Det skal snarest mulig ryddes opp i kritikkverdige forhold i EIF/laget.

• Saken skal i første omgang forsøkes løses der den oppstår.

• Den som varsler er beskyttet mot gjengjeldelse. Med dette menes at den som varsler ikke kan få advarsler, bli ekskludert, bli trakassert eller lignende fra NIF/EIF

• Dersom varsler likevel opplever dette, skal vedkommende straks melde fra om dette.

• Varslingssaker skal behandles fortrolig. Fortrolighet innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsler og den/de det er varslet om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.

• Eksempel: avtal møte med de involverte, utnevne ansvarlig i styret, gjennomføre undersøkelser.

• EIF skal aldri hindre eller råde noen fra å kontakte politiet.

• Dersom den som har saken i EIF er i tvil hva en skal gjøre, kontakter man politiet og spør om råd.

• Dersom det gjelder lovbrudd mot myndig person, skal en sterkt oppfordre personen om å selv melde saken til politiet, og gjerne tilby å bli med personen til politiet.

• Dersom det gjelder lovbrudd/overgrep mot mindreårige skal en informere foresatte, og i samråd med disse melde saken til politiet.

• Dersom en mistenker at den/de foresatte selv har begått lovbrudd/overgrep mot den mindreårige bør en selv ta kontakt med politiet eller kontakte barnevernet i kommunen.

• Hvis den som har saken i EIF trenger hjelp til håndteringen. Kontakter man kontaktperson etter følgende prioritet gruppeleder/EIF Styre/Viken Idrettskrets/NIF

• Vedtektene til NIF/EIF sier noe om disiplinære tiltak som suspensjon og eksklusjon.

• Den som har varslet skal få bekreftelse på at et varsel er mottatt, og få informasjon om utfallet av saken, med mindre varsler er anonym

Hvordan skrive logg i EIF?

Ledelsen i EIF skal alltid opprette en sakslogg når en tar imot varsler og meldinger. Her loggfører en de ulike hendelsene i saken med dato, tidspunkt og hva hendelsen gjelder.

Dato Tidspunkt Hendelse

01.01.2021 Kl.12.05 X mottok en telefon fra Y som beskrev en hendelse funnet sted….

03.03.2021 Kl.16.00 X snakket med styremedlem X om saken

03.03.2021 Kl.18.00 X mottok en epost fra Y om saken

• Unngå å skrive personopplysninger i loggen. Målet med logger er å enkelt kunne gjøre rede for sakshåndteringen i EIF. Dette bidrar til en ryddig sakshåndtering internt, men er også viktig dersom saken skulle være alvorlig og senere bli fulgt opp av for eksempel politi eller media.

• Logg og annen saksinformasjon skal håndteres konfidensielt og av så få personer som mulig.

Håndtering av informasjon?

• Styret skal sikre at informasjon om saken ikke blir formidlet til andre enn de som har behov for å håndtere saken.

• I saker som kan gjelde lovbrudd skal EIF spørre politiet om råd før en informerer andre i EIF som for eksempel foreldre/foresatte.

• Ryktespredning og snakk gjør politiets etterforsking / EIFs håndtering vanskeligere, og er en ekstra belasting for de menneskene saken gjelder